De oplossing

Elf modules waarmee u uw zorgplicht aantoonbaar invult

Een meldpunt platform is de veilige digitale ingang waar medewerkers een zorg, klacht of misstand kunnen melden, en waar de organisatie die melding zorgvuldig en met vaste termijnen opvolgt.

Soterna dekt met samenhangende modules de hele route af: van het eerste twijfelmoment van een medewerker tot bestuurlijke verantwoording en geaggregeerd inzicht voor toezicht.

Waarom Soterna

Dit krijgt u met Soterna

Een meldpunt dat medewerkers durven te gebruiken

Begeleide intake in gewone taal, anoniem als de melder dat wil en toch onderzoekbaar. Zo stijgt de meldbereidheid en komen signalen boven die anders verborgen bleven.

Vertrouwenspersonen en behandelaars volwaardig ondersteund

Afgeschermde dossiers, veilige communicatie met de melder, vaste termijnen en een jaarrapportage in één klik. Voor interne én externe vertrouwenspersonen.

Bestuurbaar inzicht en aantoonbare zorgplicht

K-anonieme rapportages geven zicht op het meldklimaat zonder dat iemand herleidbaar is, met bewaking van de Wbk-termijnen. Ook tijdens een reorganisatie.

Eén platform

Gebouwd rond vertrouwen, niet rond controle

Van de eerste melding tot zorgvuldige opvolging werkt iedereen in één omgeving die de melder beschermt en de organisatie houvast geeft.

Een ontspannen overleg in een moderne werkomgeving

Guided Safe Intake

Drempel omlaag, meldbereidheid omhoog

Medewerkers doorlopen een begeleide, klikbare intake in gewone taal: kleine stappen op eigen tempo, anoniem of vertrouwelijk met naam. De melding is meteen versleuteld en de intake legt geen IP-adres vast, zodat minder mensen afhaken bij het formulier.

Naar het meldpunt voor medewerkers

Klikbare stappen in plaats van een leeg tekstvak
Eigen SOT-referentie en toegangscode om veilig terug te keren
Eén eerste vraag: iets melden, eerst met iemand praten, of zorgen om een ander

Een medewerker in gesprek in een licht kantoor

Safe Route Advisor

De veiligste route, per situatie

Op basis van de vertrouwensvraag berekent de Safe Route Advisor welke route passend en veilig is: een interne vertrouwenspersoon, een externe vertrouwenspersoon of de neutrale, onafhankelijke route. De keuze blijft bij de medewerker, en elk signaal komt terecht waar het behandeld kan worden.

Routeadvies op basis van de situatie en betrokkenen
Uitleg per route: wat gebeurt er, wie ziet wat, welke termijnen gelden
De medewerker beslist, het advies stuurt nooit dwingend

Interne en externe vertrouwenspersonen

Beide routes, volwaardig ondersteund

Soterna ondersteunt interne én externe (ingehuurde) vertrouwenspersonen met een afgeschermde, veilige werkomgeving. Medewerkers kiezen zelf bij wie ze zich het veiligst voelen.

Meer over vertrouwenspersonen

Afgeschermde dossiers, alleen toegankelijk voor de vertrouwenspersoon zelf
Veilige berichten tussen melder en vertrouwenspersoon
Geanonimiseerde jaarrapportage in één klik

Twee collega's in een vertrouwd gesprek aan tafel

Soterna Neutral Line

Onafhankelijke eerste advieslijn

Soms voelt elke interne route onveilig, en juist die signalen raakt u kwijt. De Soterna Neutral Line is een onafhankelijke, menselijke eerste advieslijn buiten de organisatie; opvolging loopt uitsluitend met expliciete toestemming van de melder.

Meer over de Neutral Line

Menselijke professionals, geen chatbot
Volledig buiten de interne hiërarchie
Beschikbaar als add-on voor premium klanten

Privacy Coach

Wie ziet wat, vooraf uitgelegd

Voor elke stap legt de Privacy Coach in gewone taal uit wie toegang krijgt en wat de melder zelf in de hand houdt. Vlak voor het delen wijst een privacycheck op herleidbare details; die check draait lokaal in de browser en de tekst verlaat het apparaat daar niet voor.

Uitleg per stap, vóórdat de stap gezet wordt
Inzicht in toegangsrechten in begrijpelijke taal
Versterkt geïnformeerde toestemming bij elke overdracht

Conflict of Interest Routing

Nooit terecht bij wie het over gaat

Betreft een melding een leidinggevende, HR-functionaris of bestuurder, dan sluit Soterna die persoon en diens lijn automatisch uit van toegang, toewijzing én rapportage. De melding gaat naar een onafhankelijke behandelaar; eigen conflictregels zijn daarbovenop instelbaar.

Automatische omleiding bij betrokkenheid van behandelaars
Escalatieroutes buiten de lijn, tot aan toezichthouders
Aantoonbaar onafhankelijke behandeling per casus

Board Safe Reporting

Toezicht houden zonder in dossiers te kijken

Board Safe Reporting geeft bestuur en toezicht geaggregeerde, k-anonieme rapportages over volumes, doorlooptijden, thema's en risicogebieden, zonder inzage in individuele meldingen. Cellen onder de minimumgroepsgrootte van zeven worden onderdrukt, ook in de heatmap en in exports.

Sociale veiligheid voor bestuur

Kwartaal- en jaarrapportages op organisatieniveau
Harde minimumgroepsgrootte van zeven per cel, ook in exports
Sluit aan op governance- en verantwoordingscycli

Een divers bestuursteam in overleg aan tafel

Trust Gap Analytics

Zie waar mensen zwijgen, op tijd om bij te sturen

Het aantal meldingen zegt weinig; het gat tussen wat medewerkers ervaren en wat ze melden, zegt alles. Trust Gap Analytics maakt per afdeling, thema of periode zichtbaar waar medewerkers wél iets ervaren maar níet melden.

Trust gap-indicator per organisatieonderdeel
Trends in spreekcultuur en meldbereidheid
Concrete aanknopingspunten voor gericht verbeteren

Collega's bespreken een analyse op een scherm

Reorganisatiekamer

Sociale veiligheid tijdens een reorganisatie

Rond een verandertraject opent u een eigen anonieme kamer, waar medewerkers zonder account of naam vragen stellen, zorgen delen en trust check-ins invullen. Een vertrouwelijke moderator neutraliseert elke inzending, en bestuur, HR en OR zien uitsluitend geaggregeerde signalen boven een ondergrens van zeven personen.

Meer over de Reorganisatiekamer

Anonieme vragen, zorgen en trust check-ins per verandertraject
Menselijke neutralisatie voordat iets zichtbaar wordt, nooit automatisch
OR Signal Pack en een board-safe risicobeeld, k-anoniem

Retaliation Watch

Zorgplicht die ook ná de melding doorloopt

Represailles zijn de grootste angst van melders en bovendien wettelijk verboden. Retaliation Watch nodigt na enkele dagen uit voor een korte veiligheids-check-in; bij signalen van benadeling krijgt de zaak een inhoudsvrije vlag, de behandelaar een waarschuwing en worden opvolgacties vastgelegd.

Periodieke check-ins met de melder na afronding
Signalering van mogelijke benadeling richting casemanager
Aantoonbare invulling van de zorgplicht als werkgever

Evidence Locker

Veilig bewaren, gecontroleerd delen

Melders bewaren aantekeningen en documenten veilig in een persoonlijke, versleutelde omgeving, ook vóórdat ze besluiten te melden. Delen gebeurt per document, op initiatief van de melder, met een volledig audit-spoor: komt het tot een melding, dan start het onderzoek met een steviger dossier.

Persoonlijke versleutelde opslag voor de melder
Delen per document, altijd omkeerbaar inzichtelijk
Tijdstempels die de geloofwaardigheid van een dossier versterken

Vertrouwde routering

Bij de juiste persoon. Nooit bij de verkeerde.

Een melding komt binnen

Anoniem of met naam, de melder kiest.

Soterna routeert

Een controle op belangenverstrengeling houdt de verkeerde mensen buiten beeld.

Vertrouwenspersoon

Externe instantie

Veelgestelde vragen

Vragen over het meldpunt en de modules

Wat is het verschil tussen een meldpunt en een klokkenluidersregeling?

Een meldpunt is het kanaal waar medewerkers terechtkunnen met zorgen over ongewenst gedrag, integriteit of misstanden. Een klokkenluidersregeling is de formele procedure die wettelijk verplicht is voor organisaties vanaf 50 werknemers en die misstanden van algemeen belang afdekt. Soterna combineert beide: één veilige ingang voor de medewerker, met daarachter de juiste route en termijnen per type melding.

Wat betekent k-anoniem met een minimumgroep van zeven?

Het betekent dat een cijfer in een bestuursrapportage nooit naar één persoon te herleiden is. Pas vanaf zeven personen in een groep (bijvoorbeeld een afdeling) tonen we een getal; kleinere groepen worden onderdrukt, ook in de heatmap, in ratio's en in exports. Zo krijgt het bestuur inzicht in patronen zonder dat een individuele melder zichtbaar wordt.

Werkt Soterna naast onze bestaande vertrouwenspersoon?

Ja. Soterna vervangt de vertrouwenspersoon niet, maar geeft die een veilige werkomgeving: afgeschermde dossiers, versleutelde communicatie met de melder en geanonimiseerde jaarrapportage. De software ondersteunt zowel interne als externe (ingehuurde) vertrouwenspersonen, en de medewerker kiest zelf bij wie hij zich het veiligst voelt.

Hoe snel staat een meldpunt live?

Soterna is software-as-a-service en vereist geen installatie. Inrichten draait vooral om configuratie: rollen en toegang, meldcategorieën, routes, termijnen en uw huisstijl, plus afstemming met de vertrouwenspersonen. In de praktijk gaat een meldpunt doorgaans binnen enkele weken live. Onder Inrichten in het beheerportaal ziet u per stap wat er nog nodig is.

Begin

Wilt u zien hoe Soterna uw zorgplicht aantoonbaar maakt?

In een demo van 30 minuten lopen we door het platform heen, van bestuurlijk inzicht en audit-spoor tot de routes voor melder en vertrouwenspersoon.

Plan een bestuurlijke demo Bekijk de prijzen