Elf modules waarmee u uw zorgplicht aantoonbaar invult

Medewerkers doorlopen een begeleide, klikbare intake in gewone taal: kleine stappen op eigen tempo, anoniem, vertrouwelijk of met naam. De melding is meteen versleuteld en de intake legt geen IP-adres vast, zodat minder mensen afhaken bij het formulier.

Op basis van de vertrouwensvraag berekent de Safe Route Advisor welke route passend en veilig is: een interne vertrouwenspersoon, een externe vertrouwenspersoon of de neutrale, onafhankelijke route. De keuze blijft bij de medewerker, en elk signaal komt terecht waar het behandeld kan worden.

Soterna ondersteunt interne én externe (ingehuurde) vertrouwenspersonen met een afgeschermde, veilige werkomgeving. Medewerkers kiezen zelf bij wie ze zich het veiligst voelen.

Soms voelt elke interne route onveilig, en juist die signalen raakt u kwijt. De Soterna Neutral Line is een onafhankelijke, menselijke eerste advieslijn buiten de organisatie; opvolging loopt uitsluitend met expliciete toestemming van de melder.

Voor elke stap legt de Privacy Coach in gewone taal uit wie toegang krijgt en wat de melder zelf in de hand houdt. Vlak voor het delen wijst een privacycheck op herleidbare details; die check draait lokaal in de browser en de tekst verlaat het apparaat daar niet voor.

Betreft een melding een leidinggevende, HR-functionaris of bestuurder, dan sluit Soterna die persoon en diens lijn automatisch uit van toegang, toewijzing én rapportage. De melding gaat naar een onafhankelijke behandelaar; eigen conflictregels zijn daarbovenop instelbaar.

Board Safe Reporting geeft bestuur en toezicht geaggregeerde, k-anonieme rapportages over volumes, doorlooptijden, thema's en risicogebieden, zonder inzage in individuele meldingen. Cellen onder de minimumgroepsgrootte van zeven worden onderdrukt, ook in de heatmap en in exports.

Het aantal meldingen zegt weinig; het gat tussen wat medewerkers ervaren en wat ze melden, zegt alles. Trust Gap Analytics maakt per afdeling, thema of periode zichtbaar waar medewerkers wél iets ervaren maar níet melden.

Rond een verandertraject opent u een eigen anonieme kamer, waar medewerkers zonder account of naam vragen stellen, zorgen delen en trust check-ins invullen. Een vertrouwelijke moderator neutraliseert elke inzending, en bestuur, HR en OR zien uitsluitend geaggregeerde signalen boven een ondergrens van zeven personen.

Represailles zijn de grootste angst van melders en bovendien wettelijk verboden. Retaliation Watch nodigt na enkele dagen uit voor een korte veiligheids-check-in; bij signalen van benadeling krijgt de zaak een inhoudsvrije vlag, de behandelaar een waarschuwing en worden opvolgacties vastgelegd.

Melders bewaren aantekeningen en documenten veilig in een persoonlijke, versleutelde omgeving, ook vóórdat ze besluiten te melden. Delen gebeurt per document, op initiatief van de melder, met een volledig audit-spoor: komt het tot een melding, dan start het onderzoek met een steviger dossier.