Meldpunt medewerkers
Een meldpunt voor medewerkers dat uw zorgplicht aantoonbaar maakt
Als werkgever moet u kunnen aantonen dat uw meldpunt werkt: termijnbewaking, een controleerbaar logboek en geaggregeerd inzicht geven u die onderbouwing. En doordat medewerkers het meldpunt durven gebruiken, krijgt u betrouwbare signalen in plaats van een lege brievenbus.
Waar wil je mee beginnen?
Er is geen verkeerde keuze.
De echte intake: geen formulier, maar keuzes in gewone taal.
Voor elke medewerker
Laagdrempelig voor wie iets wil melden
Of het nu om een vraag, een zorg of een misstand gaat: elke medewerker vindt een veilige, vertrouwelijke ingang. Zo bereikt een signaal u vroeg, niet pas als dossier.
Veilig meldpunt binnen het bedrijf
Een lage drempel levert u bruikbare signalen op
Een meldsysteem dat blijft steken bij het formulier, blijft leeg. Soterna verlaagt de drempel voor de medewerker, zodat u eerder en vollediger zicht krijgt op wat er speelt.
Anoniem en vertrouwelijk contact
Medewerkers kiezen in de begeleide intake zelf: melden onder naam, vertrouwelijk bij een vertrouwenspersoon, of volledig anoniem met tweerichtingscommunicatie. Bij melden onder naam blijven naam en contact in een aparte, versleutelde Identity Vault, gescheiden van de meldinhoud.
Geen ingewikkeld formulier
Een klikbare intake in gewone taal, op eigen tempo. Pauzeren, aanpassen en stoppen kan op elk moment.
Klikbare intake met routeadvies
De Safe Route Advisor laat per situatie zien welke routes er zijn, van advies vragen tot formeel melden.
Anonieme inbox
Ook bij een anonieme melding blijft contact mogelijk: vragen, aanvullingen en terugkoppeling via een anonieme inbox met versleutelde berichten. Interne notities van de behandelaar staan gescheiden van wat de melder ziet.
Privacy Coach
Vóór elke stap legt de Privacy Coach uit wie wat te zien krijgt en wat de melder zelf in de hand houdt.
Trust Center voor medewerkers
Eén plek waar medewerkers in gewone taal zien hoe het meldpunt werkt, wat hun rechten zijn en hoe hun privacy is geborgd, met benoemde intake-kanalen en QR-codes voor bijvoorbeeld magazijn of HQ.
Hoe het werkt
Van twijfel naar melding, in vier veilige stappen
Medewerkers beslissen zelf hoe ver ze gaan, elke stap is omkeerbaar. Die ruimte maakt dat twijfelaars melden in plaats van zwijgen.
Hoe gaat het nu met je?
Een korte, vertrouwelijke check-in, twee weken na je melding.
Ook zonder melding vangt u signalen op: de anonieme check-in.
Oriënteren in het Trust Center
De medewerker ziet anoniem hoe het meldpunt werkt, wie toegang heeft tot wat en welke routes er zijn.
Begeleide intake
De klikbare intake helpt de situatie ordenen. De Safe Route Advisor toont passende routes, de medewerker kiest.
Melden of eerst praten
Een vertrouwelijk gesprek met een vertrouwenspersoon, een anonieme melding met inbox of een formele melding: net wat past.
Opvolging en bescherming
Ontvangstbevestiging binnen zeven dagen, behandeling binnen termijnen en Retaliation Watch die met inhoudsvrije check-ins volgt of de melder geen nadeel ondervindt.
Voor bestuur, HR en compliance
Eén meldpunt dat governance en cultuur samenbrengt
Ongewenste omgangsvormen en grensoverschrijdend gedrag, integriteitskwesties en klokkenluidersmeldingen komen samen in één regeling, met automatische routering, termijnbewaking en geaggregeerd inzicht. Zo bedient u naleving (Wet bescherming klokkenluiders, Arbowet) en versterkt u tegelijk de spreekcultuur.
- Eén herkenbare plek voor alle typen meldingen en vragen
- Automatische routering naar de juiste behandelaar, met Conflict of Interest Routing
- Termijnbewaking conform interne regelingen en wetgeving
- Geaggregeerde rapportage over meldklimaat zonder herleidbaarheid
- Aansluiting op PSA-beleid, klachtenregeling en klokkenluidersregeling
Veelgestelde vragen
Vragen over het meldpunt voor medewerkers
Wat is een anoniem meldpunt voor medewerkers?
Een anoniem meldpunt stelt medewerkers in staat een melding te doen zonder hun identiteit prijs te geven, terwijl tweerichtingscommunicatie mogelijk blijft via een anonieme inbox met versleutelde berichten. De melder sluit de begeleide intake af met een SOT-referentie en een toegangscode (plus een herstelcode) en keert daarmee terug om vragen te lezen en te beantwoorden, zonder dat de organisatie weet wie de melder is.
Blijft een anonieme melding echt anoniem?
Technisch wel: bij een anonieme melding registreert de intake geen IP-adres en legt Soterna geen herleidbare gegevens vast, zodat er ook niets te onthullen valt. Wel kan de inhoud van een melding iemand herkenbaar maken, bijvoorbeeld in een klein team. Daarom waarschuwt de Privacy Coach daarvoor en helpt die de melder afwegen wat wel en niet te delen. Dat noemen we praktische anonimiteit.
Is een digitaal meldpunt verplicht voor bedrijven?
Organisaties met 50 of meer medewerkers zijn op grond van de Wet bescherming klokkenluiders verplicht een intern meldkanaal te hebben voor vermoedens van misstanden. Daarnaast vraagt de Arbowet om beleid tegen psychosociale arbeidsbelasting, waar een toegankelijk meldpunt een logisch onderdeel van is.
Wat gebeurt er nadat een medewerker een melding doet?
De melder ziet precies welke stappen volgen: ontvangstbevestiging binnen zeven dagen voor elke melding, behandeling door een bevoegde, onafhankelijke behandelaar en, bij formele klokkenluidersmeldingen, terugkoppeling binnen drie maanden. Met de SOT-referentie en toegangscode keert de melder terug in het reporter-portaal om de status te volgen en te reageren, ook bij anonieme meldingen.
Hoe kunnen medewerkers ongewenst gedrag melden?
Via de begeleide intake in gewone taal kiezen medewerkers zelf hoe ze ongewenst gedrag melden: onder naam, vertrouwelijk of volledig anoniem. De Safe Route Advisor toont per situatie welke routes er zijn, van eerst advies vragen bij een vertrouwenspersoon tot een formele melding. Ook bij een anonieme melding blijft contact mogelijk via de anonieme inbox met versleutelde berichten, zodat de behandelaar kan doorvragen zonder dat de identiteit van de melder bekend wordt.
Verdieping: wat is een anoniem meldpunt? en artikelen over meldcultuur.
Begin
Zien hoe u uw zorgplicht aantoonbaar invult?
In 30 minuten laten we de hele keten zien, van de begeleide intake voor de medewerker tot termijnbewaking, een controleerbaar logboek en geaggregeerd inzicht voor bestuur en toezicht.