Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Deze website wordt beheerd door Soterna (hierna ook: “wij”), gevestigd aan Keizersgracht 452, 1016 GD Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42105823. Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via het contactformulier.

2. Welke gegevens wij verwerken

Op deze website verwerken wij uitsluitend:

• Contact- en leadgegevens die je zelf invult via onze formulieren: naam, organisatie, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), organisatiegrootte, interessegebied en je bericht. Bij het versturen registreren we ook het IP-adres, om misbruik en spam tegen te gaan.
• Nieuwsbriefinschrijving: je e-mailadres, het moment van inschrijving en het IP-adres waarmee je je aanmeldt, uitsluitend na expliciete toestemming. Het IP-adres dient als bewijs van je inschrijving en om misbruik tegen te gaan.
• Antwoorden op de organisatiepeiling: je antwoorden op de vragenlijst over sociale veiligheid, samen met de organisatienaam, je naam en je zakelijke e-mailadres. Deze antwoorden zijn dus herleidbaar tot jouw organisatie, want alleen zo kunnen wij je een persoonlijke uitslag en terugkoppeling geven. Wij registreren bij de peiling geen IP-adres.
• Technische loggegevens die nodig zijn om de website veilig te laten draaien (zoals beknopte foutlogs). Wij loggen geen formulierinhoud en bouwen geen profielen op.

3. Waarvoor wij gegevens gebruiken

• Het opvolgen van je demo-, informatie- of prijsaanvraag (grondslag: gerechtvaardigd belang dan wel precontractuele fase);
• Het versturen van de nieuwsbrief (grondslag: toestemming);
• Het samenstellen van je uitslag op de organisatiepeiling, het bespreken daarvan als je daarom vraagt en het benaderen van je organisatie over de uitkomsten (grondslag: gerechtvaardigd belang). Wil je dat niet, dan kun je dat op elk moment laten weten via het contactformulier;
• Het berekenen van geanonimiseerde totaalcijfers over alle deelnemers aan de peiling samen (grondslag: gerechtvaardigd belang). In die cijfers is geen enkele organisatie herkenbaar;
• Het beveiligen van de website tegen misbruik en spam (grondslag: gerechtvaardigd belang).

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden.

4. Bewaartermijnen

Leadgegevens bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact. Antwoorden op de organisatiepeiling bewaren wij maximaal 24 maanden na het invullen; daarna blijven alleen de totaalcijfers over, zonder organisatie- of contactgegevens. Nieuwsbriefgegevens bewaren wij tot je je uitschrijft. Het bij een formulier geregistreerde IP-adres bewaren we niet langer dan de bijbehorende aanvraag of inschrijving. Technische logs worden kort bewaard en automatisch geschoond.

5. Cookies en statistieken

Wij gebruiken alleen noodzakelijke cookies en tonen daarom geen cookiebanner. Voor bezoekstatistieken gebruiken wij Plausible Analytics (Plausible Insights OU, Estland), dat als verwerker optreedt en de gegevens uitsluitend binnen de EU verwerkt en opslaat. Plausible plaatst geen cookie, gebruikt geen browseropslag en maakt geen blijvend kenmerk aan. Omdat de browser van de bezoeker de telling zelf verstuurt, ontvangt Plausible daarbij wel het IP-adres en de browsergegevens. Het IP-adres wordt niet opgeslagen maar eenmalig omgerekend met een zout dat elke 24 uur vervalt, zodat herhaalbezoek binnen een dag niet dubbel telt.

De grondslag hiervoor is gerechtvaardigd belang: wij willen weten welke pagina’s bruikbaar zijn, en dit is de minst ingrijpende manier om dat te meten. Persoonlijke links, zoals die naar een eigen peilingpagina of een geboekte afspraak, worden onherkenbaar gemaakt voordat een bezoek wordt geteld; de sleutel uit zo’n link wordt nooit met Plausible gedeeld. Afmelden kan via het cookiebeleid.

6. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Stuur je verzoek via het contactformulier; we reageren binnen vier weken. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

Gegevens worden veilig opgeslagen, beveiligd met onder meer versleutelde verbindingen, strikte toegangsrechten, rate limiting en logging zonder gevoelige inhoud. Zie ook onze security-pagina.

8. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.