Klokkenluiderssoftware
Uw klokkenluidersregeling aantoonbaar op orde en vertrouwd in gebruik
Klokkenluidersregeling software is de beveiligde voorziening waarmee organisaties een intern meldkanaal inrichten dat aansluit op de Wet bescherming klokkenluiders: veilig en anoniem melden, automatische termijnbewaking en vastlegging van de opvolging.
De Wet bescherming klokkenluiders verplicht organisaties vanaf 50 medewerkers tot een intern meldkanaal, en als bestuurder, HR- of compliance-verantwoordelijke wilt u die zorgplicht niet alleen invullen maar ook kunnen aantonen. Soterna levert de software daarvoor, ook wel Wbk-software genoemd: veilig melden, casemanagement, termijnbewaking en een append-only logboek dat klaarligt voor toezichthouder, accountant en ondernemingsraad.
Veilig melden
Bescherming die telt, ook buiten kantoor
Klokkenluiders verdienen meer dan een formulier. Soterna borgt vertrouwelijkheid en zorgvuldige opvolging: zo komen signalen intern binnen en blijft uw zorgplicht aantoonbaar.
Compleet meldkanaal
Klokkenluiderssoftware die vastlegt wat de Wet bescherming klokkenluiders vraagt
Van ontvangstbevestiging binnen zeven dagen tot aantoonbare bescherming tegen benadeling: Soterna ondersteunt de volledige meldprocedure en legt elke stap vast. Zo kunt u tegenover toezichthouder, accountant en ondernemingsraad laten zien dat de regeling niet alleen bestaat, maar ook werkt.
Intern meldkanaal inrichten
Eén beveiligd kanaal voor vermoedens van misstanden, bereikbaar voor medewerkers en, waar gewenst, ook voor externen zoals zzp'ers en sollicitanten.
Anoniem en vertrouwelijk melden
Vertrouwelijk onder naam of volledig anoniem. Met een SOT-referentie en toegangscode keert de melder terug naar versleutelde tweerichtingsberichten, zonder dat de intake een IP-adres vastlegt.
Casemanagement
Afgeschermde case-workspace per melding: zeven gevalideerde statussen, een zorgvuldigheids-checklist en een verplichte afsluitreden, met bevoegde behandelaars en Conflict of Interest Routing.
Termijnen en opvolging
Automatische bewaking van de 7-dagen-ontvangstbevestiging voor elke melding en de 3-maanden-terugkoppeling bij formele klokkenluidersmeldingen, met tijdige signalering.
Rapportage
Geaggregeerde, k-anonieme rapportages over aantallen, thema's en doorlooptijden voor bestuur, OR en, waar vereist, toezichthouders, met een harde minimumgroep van zeven. Cases waarbij de lezer een belangenconflict heeft, blijven buiten zijn aggregaten.
Compliance-documentatie
Meldprocedure, rolverdeling en een append-only logboek van elke actie op applicatieniveau, met per-meldtype retentie en legal hold, direct bruikbaar bij audits en toezichtvragen.
7
Open
100%
Binnen termijn
3,2 d
Doorlooptijd
SOT-4192
Ongewenste omgangsvormen
SOT-4188
Integriteit
SOT-4181
Werkdruk
SOT-4174
Discriminatie
Casemanagement uit de demo-omgeving: elke melding met status, route en termijnbewaking, klaar voor de audit.
Meer dan compliance
Een regeling op papier beschermt niemand en levert u geen signalen
Veel organisaties hebben een regeling die formeel klopt maar praktisch niet gebruikt wordt: het meldkanaal is onvindbaar, de procedure voelt juridisch en medewerkers vrezen voor hun positie. Daarom staat de veiligheid van de melder hier voorop: zonder vertrouwen geen melding, zonder melding geen inzicht.
Daarom combineert Soterna compliance met vertrouwen
- Begeleide intake in gewone taal in plaats van een juridisch formulier
- Safe Route Advisor: ook de route naar de vertrouwenspersoon blijft zichtbaar
- Privacy Coach legt per stap uit wie wat ziet
- Retaliation Watch maakt bescherming tegen benadeling aantoonbaar
- Eén voordeur voor klokkenluidersmeldingen én ongewenst gedrag
Veelgestelde vragen
Vragen over de klokkenluidersregeling
Voor wie is een intern meldkanaal verplicht?
Werkgevers met 50 of meer medewerkers moeten op grond van de Wet bescherming klokkenluiders een interne meldprocedure hebben voor vermoedens van misstanden. Voor organisaties in bijvoorbeeld de financiële sector geldt de verplichting ongeacht het aantal medewerkers.
Welke termijnen gelden voor de opvolging van een melding?
Elke melding krijgt binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging; bij formele klokkenluidersmeldingen volgt binnen een redelijke termijn van maximaal drie maanden terugkoppeling over de beoordeling en opvolging. Soterna bewaakt beide termijnen automatisch en signaleert behandelaars tijdig.
Moet anoniem melden mogelijk zijn?
De wet verplicht werkgevers vertrouwelijke meldkanalen in te richten; anoniem melden wordt sterk aanbevolen en is in voorbereiding als expliciete verplichting. Soterna ondersteunt beide: vertrouwelijk melden onder naam én volledig anoniem melden, met tweerichtingscommunicatie zodat ook een anonieme melding onderzoekbaar blijft.
Wat moet er in een klokkenluidersregeling staan?
Onder meer: hoe en waar gemeld kan worden, wie de melding behandelt, welke termijnen gelden, hoe de melder wordt beschermd tegen benadeling en hoe vertrouwelijkheid is geborgd. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de regeling. In de kennisbank vindt u een volledig overzicht.
Verdieping in de kennisbank: wat is een klokkenluidersregeling? en klokkenluiderssoftware kiezen. Of lees alles over de verplichtingen onder de Wet bescherming klokkenluiders.
Begin
Toets uw huidige meldkanaal aan de wet
Vraag een demo aan en ontvang onze checklist voor de Wet bescherming klokkenluiders erbij, zodat u uw zorgplicht aantoonbaar kunt invullen.