Wat is een klokkenluidersregeling?

Een klokkenluidersregeling, formeel: een interne meldprocedure voor vermoedens van misstanden, beschrijft hoe medewerkers veilig kunnen melden en hoe de organisatie daarmee omgaat. Sinds de Wet bescherming klokkenluiders is dit voor veel werkgevers verplicht.

Voor wie is de regeling verplicht?

• Werkgevers met 50 of meer medewerkers;
• Organisaties in specifieke sectoren (zoals financiële diensten) ongeacht omvang;
• Overheidsorganisaties.

De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de regeling.

Wat moet er minimaal in staan?

1. Hoe en waar gemeld kan worden, schriftelijk, mondeling én op verzoek in een gesprek; bij voorkeur ook anoniem.
2. Wie de melding behandelt, een bevoegde, onafhankelijke functionaris of afdeling.
3. De termijnen, binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging en binnen een redelijke termijn van maximaal 3 maanden informatie over de beoordeling en opvolging.
4. De definitie van een misstand, conform de wet, inclusief schendingen van Unierecht.
5. Vertrouwelijkheid, de identiteit van de melder wordt zonder instemming nooit gedeeld.
6. Bescherming tegen benadeling, melders mogen op geen enkele wijze worden benadeeld; het bewijsrisico ligt bij de werkgever.
7. Wie er kan melden, naast medewerkers ook zzp'ers, stagiairs, sollicitanten en leveranciers.

Verder dan compliance

Een regeling die formeel klopt maar niet gebruikt wordt, beschermt niemand. De praktijktoets is simpel: weet een willekeurige medewerker waar het meldkanaal is, en durft die het te gebruiken? Drie versterkers:

• Eén voordeur voor alle typen meldingen, medewerkers hoeven niet zelf te bepalen of iets een 'misstand' is of 'ongewenst gedrag'. Routering gebeurt daarna.
• Anoniem kanaal met tweerichtingscommunicatie, zie wat is een anoniem meldpunt.
• Zichtbare termijnbewaking en terugkoppeling, zodat melden aantoonbaar ergens toe leidt.

Bekijk hoe Soterna het interne meldkanaal ondersteunt, van anonieme inbox tot termijnbewaking en rapportage.