Wat doet een vertrouwenspersoon?
De vertrouwenspersoon vangt medewerkers op, denkt mee over vervolgstappen en signaleert patronen richting de organisatie. Maar de regie blijft altijd bij de medewerker.
Een vertrouwenspersoon is het eerste, veilige aanspreekpunt voor medewerkers die te maken krijgen met ongewenst gedrag of integriteitskwesties. Maar wat doet een vertrouwenspersoon nu precies en wat juist niet?
De vier kerntaken van een vertrouwenspersoon
1. Opvang en een luisterend oor. De belangrijkste taak: er zijn voor de medewerker. Een vertrouwelijk gesprek waarin het verhaal verteld kan worden, zonder oordeel en zonder dat er direct 'iets moet'.
2. Informeren en adviseren. De vertrouwenspersoon legt uit welke routes er zijn: een informeel gesprek, mediation, een klacht bij de klachtencommissie of een formele melding. Per route wordt besproken wat die inhoudt en wat de mogelijke gevolgen zijn.
3. Begeleiden bij vervolgstappen. Kiest de medewerker voor een vervolgstap, dan kan de vertrouwenspersoon daarbij ondersteunen, van het voorbereiden van een gesprek tot het meegaan naar een klachtencommissie.
4. Signaleren en adviseren richting organisatie. Op basis van geanonimiseerde patronen adviseert de vertrouwenspersoon de organisatie over knelpunten in cultuur of beleid, onder meer via een jaarverslag.
Wat een vertrouwenspersoon níet doet
Even belangrijk is wat er buiten de rol valt:
- De vertrouwenspersoon lost het probleem niet zelf op en doet geen onderzoek naar de kwestie.
- De vertrouwenspersoon is geen mediator, bedrijfsmaatschappelijk werker of jurist, wel kan die helpen de juiste professional te vinden.
- De vertrouwenspersoon onderneemt nooit actie zonder toestemming van de medewerker. De regie blijft bij de melder.
Vertrouwelijkheid als fundament
Alles wat met een vertrouwenspersoon wordt besproken, is vertrouwelijk. Alleen bij hoge uitzondering, zoals een wettelijke plicht bij ernstige misdrijven, kan die vertrouwelijkheid doorbroken worden, en zelfs dan wordt dit eerst met de medewerker besproken. Goede ondersteuning, zoals afgeschermd dossierbeheer voor vertrouwenspersonen, maakt die vertrouwelijkheid ook praktisch waar. In een vertrouwenspersoon systeem blijven dossier, berichten en jaarverslag bovendien in één afgeschermde omgeving, buiten de gedeelde mailbox.
Intern, extern of beide
Organisaties kunnen kiezen voor een interne vertrouwenspersoon (een collega met deze rol), een externe vertrouwenspersoon (een ingehuurde professional) of een combinatie. Lees meer in onze gids intern of extern vertrouwenspersoon.
De rol serieus nemen
Een vertrouwenspersoon zonder veilige route ernaartoe is een papieren maatregel. Zorg dat medewerkers de vertrouwenspersoon kunnen bereiken zonder zichtbaar e-mailspoor of agenda-afspraak, bijvoorbeeld via een beveiligde digitale omgeving zoals het meldpunt van Soterna.
